Karawang, MEDIASERUNI.ID – Menjaga arsip tidak kalah pentingnya dengan merawat ingatan suatu bangsa maupun daerah. Namun, masih banyak warga Karawang yang belum memahami cara merestorasi serta mengamankan arsip-arsip penting milik mereka. Dinas Arsip dan Perpustakaan (Disarpus) Kabupaten Karawang pun membeberkan tahapan pengolahan hingga solusi perbaikan arsip.
Plt. Sekretaris Disarpus Karawang, Rr. Oetami Noviana, menjelaskan tugas utama Disarpus adalah mengelola arsip yang diserahkan oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD), baik berupa arsip dinamis inaktif maupun arsip statis.
”Dari OPD, bila sudah masuk masa kurun waktu retensi arsip atau masa kedaluwarsa, kategorinya menjadi dinamis inaktif dan diserahkan ke kami. Berproses diolah dulu sebelumnya oleh mereka sampai ada daftar arsip dan berita acara penyerahan,” ujar Noviana kepada mediaseruni, Senin 28 September 2026.
Setelah diserahkan, Disarpus akan mencocokkan dan memilah dokumen tersebut. Arsip yang bernilai sejarah dipermanenkan menjadi arsip statis, sedangkan dokumen yang tidak dipermanenkan akan menunggu jadwal proses penyusutan.
Prosedur Pemusnahan dan Perawatan Arsip
Noviana mengungkapkan, arsip yang telah habis masa retensinya tidak dimusnahkan secara sembarangan. Ada regulasi ketat yang harus dilalui sebelum dokumen tersebut benar-benar dihilangkan.
”Prosesnya nanti setelah ada daftar arsipnya, kami usulkan untuk menjadi usul musnah ke Pak Bupati. Pak Bupati mengusulkan lagi ke Arsip Nasional (ANRI), sehingga arsip-arsip yang dimusnahkan itu memang sudah berizin,” terangnya.
Selain mengolah dokumen instansi, Disarpus rutin melakukan pemeliharaan fisik guna mencegah kerusakan kertas akibat usia dan serangan hama.
”Dokumen kertas sangat rentan disukai serangga kecil dan rayap. Untuk merawatnya, kami melakukan fumigasi antiserangga rutin setiap tahun. Kami juga melakukan alih media atau digitalisasi dokumen menggunakan standar aturan scanner khusus, lalu mengunggahnya ke sistem JIKN SIKN bekerja sama dengan Arsip Nasional,” tambah Noviana.
Restorasi Arsip Rusak dan Akses Dokumen Resmi
Mengenai dokumen yang terlanjur rusak, Disarpus memberikan layanan penanganan sesuai tingkat kerusakannya. Untuk kerusakan ringan seperti dokumen sobek, penanganan dilakukan dengan menambalnya menggunakan tisu Jepang. Sementara untuk kerusakan yang lebih parah, Disarpus bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Dispusipda) Jawa Barat.
”Kami juga memagangkan staf di Dispusipda Jabar agar mereka belajar merestorasi arsip. Masyarakat yang memiliki dokumen penting rusak, seperti ijazah yang robek, juga bisa dibantu untuk direstorasi melalui kerja sama ini,” jelasnya.
Mengenai akses dokumen resmi publik, seperti salinan akta kelahiran atau IMB, Noviana menegaskan perlunya prosedur resmi demi menjaga keamanan data.
”Masyarakat yang ingin meminta salinan dokumen resmi harus membawa surat pengantar dari dinas terkait, misalnya Disdukcapil atau DPMPTSP. Jika ada surat pengantarnya, kami perlihatkan dokumen aslinya dan berikan salinannya, sedangkan arsip asli tetap kami simpan kembali. Tanpa pengantar, tidak akan kami berikan demi menjaga keabsahan dan keamanan arsip,” tegas Noviana.
Tertib Arsip Dimulai dari Keluarga
Di akhir keterangannya, Noviana mengajak masyarakat untuk mulai membiasakan tertib mengelola arsip dari lingkup terkecil, yaitu keluarga.
”Harapan kami, tertib arsip ini diawali dari keluarga, baik itu arsip kependudukan, pendidikan, maupun aset. Jika sudah tertib dikelola dalam keluarga, dokumen akan mudah dicari dan diperlihatkan saat dibutuhkan. Kebiasaan ini nantinya akan terbawa ke lingkungan kerja dan organisasi,” imbaunya.
Ia meyakini bahwa dengan menjaga arsip, masyarakat turut serta dalam merawat sejarah. “Arsip itu ibarat menolak lupa. Ada ingatan dan jejak sejarah yang dipelihara, sehingga ke depan inovasi juga akan terus terbuka,” pungkas Rr. Oetami Noviana. (damar)
